새로운 시스템 도입으로 결재 과정을 전자결재로 전환하고 있다. 나는 문서의 생산과 관리를 하고 있는 실무자 사원과 대리급 인원들에게 전자결재라는 막연한 개념을 설명하고, 그들을 설득해야 한다. 실무자가 개념을 이해하면 관리자와 임원을 설득하기가 쉬워지기 때문에 이를 우선 진행하고 있다.
이를 위해 먼저 우리 팀과 타 팀 직원에게 해당 개념을 설명하고 반응과 피드백을 통해 방향을 설정하고 있다.
전자결재 시스템은 문서의 생산주기를 효율적으로 관리할 수 있는 시스템으로, 문서의 생성, 기록, 보관, 폐기까지 전체 과정을 체계적으로 처리할 수 있게 한다. 하지만 전자결재 시스템에 대해 일반적인 시선은 결재를 시스템화 해서 컴퓨터를 통해 한다고 생각하는 경우가 대부분이다. 이는 관리자와 임원들도 마찬가지일 가능성이 크다. 시스템을 사용하더라도 구동 원리는 고려하지 않기 때문이다.
문서 생성, 기록 등 문서 대장의 프로세스를 관리자와 실무자들이 명확하게 이해하지 못하고 있기 때문이다. 추상적인 개념으로 접근하기 때문에 직관적으로 이해하는 인원은 드물다. 문서의 생산주기는 기록과 관리의 효율성을 높이기 위해 매우 중요하다. 현재 회사의 구성원 대부분은 문서 대장을 작성하지 않거나 약식으로 처리하는 경우가 많다.
따라서 나는 다른 팀을 돌아다니며 관리 대장, 접수 대장, 이관 대장을 사용하는 사례들을 조사하고 있다. 이렇게 수집한 자료를 바탕으로, 전자결재가 중요한 이유를 설명하며 반응을 확인하고 있다. 결재의 편리함뿐 아니라 문서의 생성, 기록, 보관, 폐기까지의 과정을 시스템화할 수 있다는 점을 강조하니 전자결재 시스템 도입에 대한 반감이 줄어들었다.
설득에서는 상대의 요구를 파악하고, 개념을 구체화하여 설명하는 것이 중요하다. 실질적인 변화를 보여줄 때 설득력이 가장 강하다.